Din guide til funktionsbeskrivelse

Funktionsbeskrivelsen er et dynamisk værktøj, som fastlægger en detaljeret beskrivelse af, hvilke krav der er til den stilling, som skal besættes. 

Funktionsbeskrivelsen skal først og fremmest fungere som en målrettet guide til rekrutteringsprocessen og derved sikre klarhed omkring krav, vilkår og målsætninger, for både kandidater og det ansættende team.

Derudover er funktionsbeskrivelsen et samarbejds- og udviklingsorienteret værktøj, både for medarbejder, leder, HR-afdelingen og øvrige medarbejdere i organisationen. 

Der er flere faktorer, som spiller ind, men vigtigst er de følgende 5 kategorier.

1️⃣ Bidrag i Organisationen 

Her defineres stillingen i henhold til, hvordan rollen bidrager til organisationen.

Eksempel: En bogholder i en lille virksomhed, sidder med alt daglig bogføring, regnskab og løn. En bogholder i en større organisation skal typisk bidrage med mere specifikke arbejdsområder, som debitor bogføring og afstemninger. Det kan også tænkes at afdelingens bogholdere alle sidder med den daglige bogføring “debit, kredit og finans”.   

2️⃣ Organisationsdiagram 

Et organisationsdiagram er et godt værktøj for ledelsen, i små såvel som større virksomheder. Diagrammet kan med fordel bruges i andre sammenhænge end i ansættelsesprocessen. Ved første samtale i ansættelsesprocessen er det muligt at vise kandidaten, hvor i organisationen at rollen befinder sig, hvem rollen refererer til, samt de omkringliggende positioner i organisationen.   

3️⃣ Ansvar 

Ansvar er ikke nødvendigvis det samme som rollens primære arbejdsopgaver. Mange ledelsesstillinger har typisk et ansvarsområde, de ikke nødvendig drifter i deres daglige arbejde. Dette gælder også i driftstillinger.

Eksempel: en maskiningeniør, som sidder med en del beregningsopgaver selv, kan samtidig have ansvar for styrkeberegninger overordnet – både fra teamets medlemmer, samt eksterne konsulenter.   

4️⃣ Beføjelser 

Har stillingen juridisk ret til at træffe bestemte beslutninger? 

Eksempel: virksomhedens inkassomedarbejder har fået visse beføjelser ved forhandling i fogedretten. Et andet eksempel er tillidsrepræsentanten, som har de beføjelser som følger arbejdsmiljølovgivningen.  

5️⃣ Stillingsniveau

Dette gælder interne spørgsmål vedrørende stillingsniveau i forhold til ovenfornævnte organisationsdiagram. Dette kan særligt gøre sig gældende når lønrammen for rekrutteringen skal fastsættes. 

Hertil er der den “eksterne” medarbejder search. Altså, hvilket stillingsniveau, på tværs af andre virksomheder, hvorfra man satser på at finde kandidaten som skal bestride stillingen.  

Klar til at udfylde funktionsbeskrivelsen? ⤵️